« Centralio et Mews unifient nos processus et nous permettent de gérer nos ventes de groupes et d’événements dans un environnement beaucoup plus simple et structuré. Nous préparons nos propositions plus rapidement, effectuons de meilleurs suivis et offrons une expérience à la hauteur du positionnement de Monsieur Jean. »

C’est ainsi que l’équipe de Monsieur Jean, hôtel-boutique haut de gamme situé au cœur du Vieux-Québec, résume sa transformation depuis l’adoption de Centralio, en complément de Mews.

Un hôtel-boutique à l’univers distinctif

Récent, distinctif et résolument contemporain, Monsieur Jean se démarque par son caractère légèrement excentrique et la grande attention portée à chaque client. Son offre est complétée par Le Bijou, un restaurant reconnu pour son ambiance et la qualité de son expérience gastronomique.

Des ventes de groupes et d’événements fragmentées

Avant l’arrivée de Centralio, la gestion des ventes de groupes et d’événements était fragmentée dans plusieurs outils distincts et des documents décentralisés.

  • Propositions préparées en format Word, informations suivies dans Excel
  • Plusieurs étapes nécessitant des interventions manuelles
  • Information dispersée, suivis difficiles à structurer, charge administrative importante
  • Peu de visibilité sur le pipeline de ventes, relances moins efficaces
  • Communication interne difficile à uniformiser entre les départements

Pourquoi Mews, pourquoi Centralio

Mews a été retenu pour sa simplicité d’utilisation, sa flexibilité et sa capacité à connecter d’autres logiciels — un écosystème ouvert permettant de bâtir un environnement technologique adapté aux besoins particuliers de l’établissement. Centralio, de son côté, répondait directement aux besoins liés aux ventes de blocs de chambres, de groupes et d’événements : un CRM pour centraliser les contacts et les occasions, la création simultanée des propositions et des contrats, des documents standardisés et une image de marque cohérente et haut de gamme.

Dès la démonstration, Centralio s’est démarqué par sa simplicité, son approche intuitive et son environnement moderne — le portail hôtelier et les propositions destinées aux clients correspondaient davantage au positionnement de l’établissement. L’écoute de l’équipe Centralio, sa disponibilité et sa volonté d’améliorer continuellement la plateforme ont renforcé la confiance envers la solution.

Une intégration bidirectionnelle

Centralio et Mews communiquent de manière bidirectionnelle afin que les informations pertinentes circulent entre les deux systèmes, ce qui réduit la double saisie et maintient les données clients et opérationnelles plus cohérentes d’un outil à l’autre. La qualification des demandes, la préparation des propositions, la gestion des contacts, le suivi des occasions, les disponibilités et la confirmation des événements sont désormais regroupés dans un processus plus continu — offrant aux équipes une meilleure visibilité sur l’avancement des dossiers et un accès plus rapide à une information à jour.

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Une implantation simple, une adoption rapide

L’implantation s’est déroulée de façon simple et structurée, avec une équipe Centralio disponible et à l’écoute tout au long du processus. La transition et la consolidation des données existantes ont pu être réalisées progressivement, ce qui a facilité l’adoption de la plateforme et limité les perturbations dans les opérations. La transition a été très bien accueillie par l’équipe, la simplicité de la plateforme jouant un rôle important dans son adoption rapide.

Dès les premières semaines, l’équipe a constaté qu’il était plus facile de retrouver l’information et de suivre les dossiers. La centralisation des données a réduit les recherches dans plusieurs outils, limité les erreurs et amélioré la visibilité entre les départements. L’automatisation des suivis et la standardisation des contrats ont permis d’éliminer des erreurs et de regagner du temps, tandis que l’uniformité et la qualité des propositions correspondent désormais davantage au niveau d’expérience et à l’image de marque de l’établissement.

Des résultats mesurables

  • 85 % de temps économisé pour créer une proposition
  • 90 % de réduction du nombre d’erreurs
  • 90 % de réduction du délai de réponse aux clients
  • +50 % de hausse du taux de conversion
  • 75 % de réduction du délai entre proposition et signature
  • 2X de revenus additionnels générés

Du côté des équipes, la facilité d’utilisation ressort comme principal gain; du côté des clients, c’est l’effet WOW suscité par la qualité des propositions qui se démarque.

Des effets inattendus

La facilité d’utilisation et la rapidité des impacts positifs ont été particulièrement appréciées. L’information est maintenant plus uniforme, plus claire et accessible à différents endroits dans l’écosystème, et les propositions sont produites plus rapidement, avec une qualité constante et moins d’erreurs.

Un avantage n’avait pas été anticipé au départ : la possibilité de savoir lorsqu’un client consulte une proposition améliore considérablement la qualité et le moment des relances. L’équipe peut intervenir de façon plus pertinente, obtenir les signatures plus rapidement et réduire le délai entre l’envoi de la proposition et la confirmation du client — une visibilité qui contribue à améliorer l’efficacité commerciale et le taux de conversion.

En résumé

Pour Monsieur Jean, Centralio a permis d’unifier la gestion des ventes de groupes et d’événements dans un environnement simple et structuré. Combinée à Mews, la plateforme permet aujourd’hui de préparer les propositions plus rapidement, d’effectuer de meilleurs suivis et d’offrir une expérience à la hauteur du positionnement de l’établissement. Vous souhaitez voir comment cette approche pourrait s’appliquer à votre établissement?

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